1. Назначение и область применения
1.1. Настоящий Внутренний стандарт предприятия « Политика общества с ограниченной ответственностью «Фармтехнология» в отношении обработки персональных данных» (далее — Политика) разработана во исполнение требований абз. 3 п. 3 ст. 17 Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее — Закон о персональных данных) в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личной и семейной тайны.
1.2. Требования настоящей Политики обязательны для применения во всех структурных подразделениях ООО «Фармтехнология».
1.3. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает ООО «Фармтехнология» (далее — Оператор).
1.4. Политика распространяется на отношения в области обработки персональных данных, возникшие у Оператора как до, так и после утверждения Политики.
2. Нормативные ссылки
Указ Президента Республики Беларусь от 28.10.2021 N 422 «О мерах по совершенствованию защиты персональных данных»;
Закон Республики Беларусь от 07.05.2021 N 99-З «О защите персональных данных»;
Закон Республики Беларусь от 10.11.2008 N 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»;
Закон Республики Беларусь от 21.07.2008 N 418-З «О регистре населения» (ст. 8, 10);
Трудовой кодекс Республики Беларусь (п. 10 ч. 1 ст. 47).
3. Термины и определения
1) персональные данные- любая информация, относящаяся к идентифицированному физическому лицу или физическому лицу, которое может быть идентифицировано;
2) специальные персональные данные — персональные данные, касающиеся расовой либо национальной принадлежности, политических взглядов, членства в профессиональных союзах, религиозных или других убеждений, здоровья или половой жизни, привлечения к административной или уголовной ответственности, а также биометрические и генетические персональные данные;
3) субъект персональных данных- физическое лицо, в отношении которого осуществляется обработка персональных данных;
4) оператор персональных данных- государственный орган, юридическое лицо Республики Беларусь, иная организация, физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, самостоятельно или совместно с иными указанными лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных;
5) обработка персональных данных- любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе:
— сбор;
— запись;
— систематизацию;
— накопление;
— хранение;
— уточнение (обновление, изменение);
— извлечение;
— использование;
— передачу (распространение, предоставление, доступ);
— обезличивание;
— блокирование;
— удаление;
— уничтожение;
6) автоматизированная обработка персональных данных- обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
7) распространение персональных данных- действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
8) предоставление персональных данных- действия, направленные на ознакомление с персональными данными определенных лица или круга лиц;
9) блокирование персональных данных- прекращение доступа к персональным данным без их удаления;
10) удаление персональных данных- действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
11) обезличивание персональных данных- действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
12) информационная система персональных данных- совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
4. Основные права и обязанности Оператора.
4.1. Оператор имеет право:
1) самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Закономо персональных данных и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено законодательством;
2) поручить обработку персональных данных другому лицу, если иное не предусмотрено законодательством, на основании заключаемого с этим лицом договора. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Закономо персональных данных;
3) в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в Законео персональных данных.
4.2. Оператор обязан:
1) организовывать обработку персональных данных в соответствии с требованиями Законао персональных данных;
2) отвечать на обращения и запросы субъектов персональных данных в соответствии с требованиями Законао персональных данных;
3) сообщать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о нарушениях систем защиты персональных данных незамедлительно, но не позднее трех рабочих дней после того, как Оператору стало известно о таких нарушениях;
4) исполнять требования уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных об устранении нарушений законодательства о персональных данных.
4.2. Контроль за исполнением требований Политики осуществляется лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных у Оператора.
4.3. Ответственность за нарушение требований законодательства Республики Беларусь и нормативных актов Оператора в сфере обработки и защиты персональных данных определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
5. Права Субъекта персональных данных
5.1. Субъект персональных данных имеет право:
1) получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. Сведения предоставляются субъекту персональных данных Оператором в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных. Перечень информации и порядок ее получения установлен Закономо персональных данных;
2) требовать от Оператора уточнения его персональных данных в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными;
3) получать информацию о предоставлении его персональных данных третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;
4) в любое время без объяснения причин отозвать свое согласие на обработку персональных данных;
5) требовать от Оператора блокирования или удаления его персональных данных, если они незаконно получены или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;
6) обжаловать действия (бездействие) и решения Оператора, нарушающие его права при обработке персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в порядке, установленном законодательствомоб обращениях граждан и юридических лиц.
6. Цели обработки персональных данных
6.1. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.
6.2. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.
6.3. Обработка Оператором персональных данных осуществляется в следующих целях:
— обеспечение соблюдения законодательства Республики Беларусь;
— осуществление своей деятельности в соответствии с уставом Оператора;
— ведение кадрового делопроизводства;
— содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества;
— привлечение и отбор кандидатов на работу у Оператора;
— организация постановки на индивидуальный (персонифицированный) учет работников в системе обязательного пенсионного страхования;
— заполнение и передача в органы исполнительной власти и иные уполномоченные организации требуемых форм отчетности;
— осуществление гражданско-правовых отношений;
— ведение бухгалтерского учета;
— осуществление пропускного режима.
7. Правовые основания обработки персональных данных
7.1. Правовым основанием обработки персональных данных является совокупность нормативных правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми Оператор осуществляет обработку персональных данных, в том числе:
— КонституцияРеспублики Беларусь;
— Гражданский кодексРеспублики Беларусь;
— Трудовой кодексРеспублики Беларусь;
— Налоговый кодексРеспублики Беларусь;
— Законо персональных данных;
— иные нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью Оператора.
7.2. Правовым основанием обработки персональных данных также являются:
— устав Оператора;
— договоры, заключаемые между Оператором и субъектами персональных данных;
— согласие субъектов персональных данных на обработку их персональных данных.
8. Объем и категории обрабатываемых персональных данных,
категории субъектов персональных данных
8.1. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки, предусмотренным в разд. 6 Политики. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
8.2. Оператор может обрабатывать перечисленные персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных:
8.2.1. кандидаты для приема на работу к Оператору:
8.2.2. работники и бывшие работники Оператора:
8.2.3. члены семьи работников Оператора:
8.2.4. контрагенты Оператора (физические лица) и представители (работники) контрагентов Оператора (юридических лиц);
8.2.5. участники и аффилированные лица Оператора как юридического лица;
8.2.6. лица, предоставившие Оператору свои персональные данные иным путем.
8.3. Оператор обрабатывает следующие персональные данные субъекта персональных данных (указанный перечень может сокращаться или расширяться в зависимости от конкретного случая и целей обработки):
— фамилия, имя, отчество;
— пол;
— гражданство;
— дата и место рождения;
— контактные данные;
— сведения об образовании, квалификации, профессиональной подготовке и повышении квалификации;
— сведения о трудовой деятельности, в том числе наличие поощрений, награждений и (или) дисциплинарных взысканий;
— иные данные, необходимые для приема на работу и работы согласно требований законодательства (справка о прохождении медицинского осмотра, справка о наличии либо отсутствии судимости и др.);
— иные персональные данные, сообщаемые кандидатами в резюме и сопроводительных письмах.
— паспортные данные;
— адрес регистрации по месту жительства;
— адрес фактического проживания;
— семейное положение, наличие детей, родственные связи;
— данные о регистрации брака;
— степень родства;
— изображение (фотография);
— индивидуальный номер налогоплательщика;
— сведения о воинском учете;
— сведения об инвалидности;
— сведения об удержании алиментов;
— сведения о доходе с предыдущего места работы;
— номер расчетного счета;
— занимаемая должность;
— иные персональные данные, предоставляемые в соответствии с требованиями законодательства, для заключения и исполнения договоров либо для иных целей.
8.4. Обработка Оператором биометрических персональных данных (например, фотографии) осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
8.5. Оператором не осуществляется обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.
9. Порядок и условия обработки персональных данных
9.1. Обработка персональных данных осуществляется Оператором в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.
Обработка персональных данных Оператором включает в себя следующие действия с персональными данными: сбор; систематизацию; хранение; изменение; использование; обезличивание; распространение; предоставление; удаление и иные действия в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
9.2. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также без такового согласия в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.
9.3. Оператор осуществляет как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку персональных данных.
9.4. К обработке персональных данных допускаются работники Оператора, в трудовые обязанности которых входит обработка персональных данных.
9.5. Обработка персональных данных осуществляется путем:
— получения персональных данных в устной и письменной форме непосредственно от субъектов персональных данных;
— получения персональных данных из общедоступных источников;
— внесения персональных данных в журналы, реестры и информационные системы Оператора;
— использования иных способов обработки персональных данных.
9.6. Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством.
9.7. Передача персональных данных органам дознания и следствия, в налоговые органы, ФСЗН и другие органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.
9.8. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:
— определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;
— принимает локальные нормативные акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;
— назначает лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных;
— создает необходимые условия для работы с персональными данными;
— организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;
— хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним;
— организует обучение работников Оператора, осуществляющих обработку персональных данных.
9.9. Оператор осуществляет хранение персональных данных не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен законодательством Республики Беларусь, договором.
10. Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов персональных данных
10.1. Подтверждение факта обработки персональных данных Оператором, правовые основания и цели обработки персональных данных, а также иные сведения, указанные в п. 1и 4 ст. 11, п. 1 ст. 12Закона о персональных данных, предоставляются Оператором субъекту персональных данных при получении заявления субъекта персональных данных.
В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.
Заявление должно содержать:
— фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания);
— дату рождения субъекта персональных данных;
— идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера — номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия оператору или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;
— изложение сути требований субъекта персональных данных;
— личную подпись либо электронную цифровую подпись субъекта персональных данных.
Заявление может быть направлено в письменной форме, в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Если в заявлении субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Законао персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.
Субъекту персональных данных может быть отказано в предоставлении информации в соответствии с п. 3 ст. 11Закона о персональных данных.
10.2. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных либо по его заявлению или по запросу уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Оператор осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента получения указанного заявления или запроса на период проверки.
В случае подтверждения факта неточности персональных данных Оператор на основании сведений, представленных субъектом персональных данных либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов уточняет (изменяет) персональные данные в течение 15 дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.
10.3. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при получении заявления субъекта персональных данных либо запроса уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Оператор осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения заявления (запроса).
10.4. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат удалению, если иное не предусмотрено другим соглашением между Оператором и субъектом персональных данных или законодательством.